初級シスアド 平成7年度試験 午後問題(問5〜問6)
問5 自部門の業務改善への取組みに関する記述を読んで，設問1〜5に答えよ。
A社では，このたび主要業務についてパーソナルコンピュータ(パソコン)を一人に1台導入し，それぞれをLANで結ぶシステムが完成した。
一段落した今，システムアドミニストレータのB君は自部門独自の業務のシステム化に取り掛かることにし，幾つかのテーマの中から次の代行業務を選んだ。
それは，ある手続きを顧客に代わって行う見返りに，1件当たり515円の代行料をもらい受けるというものである。この代行料は，顧客が来店した場合は現金で受け入れているが，それ以外はほとんどの場合切手による受入れで，多い日は300件にもなる。
一方B君の部署では，顧客あてに案内書をはじめいろいろなものを発送するため，毎日かなりの切手を使用しており，受け入れた切手をあてている。
このように切手の出し入れの頻度が多いので，以前から切手の残高を合わせることに大変苦労してきている。そのため皆からは嫌な仕事の一つとされていた。
B君は，早速現状分析にとりかかったところ，次のようなことが分かった。
A：切手の出し入れから切手出納帳(図1参照)への記入まで，すべて切手の出し入れを行う本人(各担当者)任せである。切手出納帳は，切手の保管ケースのそばにおいてある。
B：次の点が不一致の理由と思われる。
(1)切手の出し入れ時の枚数の数え間違い
(2)切手の出し入れ時の切手出納帳への記入忘れ
(3)切手出納帳への記入の際，別の種類の切手の欄に記入
(4)切手出納帳の中の前日残の転記ミス
(5)切手出納帳の当日欄の差引きの計算間違い
(6)保管されている切手枚数の確認の間違い
以上の調査をもとに皆で改善案を検討した結果，次の三つの案に集約された。
設問1 X案で改善されるミスはどれか。二つ選ベ。
解答群
ア 切手の種類の見間違い イ 切手の前日残高の転記ミス
ウ 切手の枚数の数え間違い エ 当日欄の差引き計算間違い
オ パソコンへの入力漏れ
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設問2 Y，Z案とも共通して専任の切手管理者を置くことを採用しているが，ミス改善に対するその効果の有無の説明文の中で，不適切なものを選ベ。
解答群
ア 切手残高リストと切手の残高照合が正確であれば，あとはパソコンに置き換えたことで，現状における不一致はなくなる。
イ 切手出納帳はすべてパソコンヘ置き換えられたことから，残高確認作業では切手管理者が切手を数え間違える以外の人為的ミスは発生しなくなる。
ウ 切手の保管及びその出し入れを集中化すると勝手に切手を持ち出せなくなることから，管理面は強化される。
エ この仕組みでは，受け入れた切手の収納時，切手を保管ケースから取り出す際，それぞれの入出庫票の明細との照合確認さえ確実に行えば，人為的ミスは大幅に防げる。
オ この仕組みの最大の特徴は，人間はしょせんミスするものという前提に立ち，そのうえでミスを極小化しようとするものである。
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設問3 表の改善案におけるY，Z案の切手管理者の作業概要の(4)で印刷したリストによって，確認できる内容はそれぞれどれか選ベ。
Y案［a］
Z案［b］
解答群
ア 各担当者が入力した切手の明細が正しいか。
イ 自分が収納又は引渡した切手の明細と入力内容が一致しているか。
ウ 自分が入力した切手の明細が正しいか。
エ 自分の処理件数が各担当者の入力件数と一致しているか。
オ 自分の入力件数が各担当者の入力件数と一致しているか。
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設問4 表の［ ］欄に入る適切な字句を解答群の中から選ベ。
a，bの解答群
ア 可能 イ 不可能
c，dの解答群
ア 現行と同様，極めてずさん イ 現行よりはましな管理
ウ Z案と同等の高精度な管理
e，fの解答群
ア 現行と同じ イ 現行より若干向上 ウ 現行より悪い
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設問5 Z案には，入出庫票を印刷しない考え方があったが採用されなかった。その理由として考えられるものを二つ選べ。
解答群
ア 切手の出し入れ明細は，パソコンの画面でも確認できるが，入出庫票の印刷に時間がかかるというほどでもない。
イ 切手管理者が席を離れているときに切手だけ置いていかれたのでは，だれの分なのかが全く見当がつかなくなる。
ウ 当初は，キーボード操作の不慣れからミスが多発することが予想される。
エ 入出庫票とともに切手を引き渡せば，受け取るほうでも確認しやすくなり，一層確かな仕組みとなる。
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問6 次の手紙を読んで，設問1〜7に答えよ。
山田伸一様
ご無沙汰しています。
最近はいかがお過ごしですか。
わたしはようやく仕事にも慣れてきたところです。
いま，わたしの会社では500ある支店の売上げを管理するシステムを開発しているところです。わたしの所属している部署では，このシステムのマニュアルを作成することになり，なんとわたしがそのマニュアルを作成するという大役を任されてしまったのです。うれしいやら，不安やらで複雑ですが，でもはりきって頑張っています。
山田さんもわたしと同じような部署にいらっしゃるとのこと，参考になればと思い仕事の内容を書きつづってみます。
まず，マニュアルを作るための原稿を何人かの人に書いてもらうよう頼みました。わたしの会社は，全員がワープロを使えるので，A4判の用紙にワープロで書いてもらえば，簡単に製本もでき，読みやすいと思って原稿依頼したのですけど，(1)思ったほど見栄えがよくありませんでした。
もちろん原稿は，ワープロで作成し出力してもらったものを使ったのですが，結局，初版はお蔵入りになりました。
そこで今度は，プリントアウトではなく原稿を作成した(2)フロッピーを提出してもらって編集することにしたのです。執筆者から受け取った原稿を，わたしが使っているワープロの文書に変換して，編集作業を始めました。
最初に苦労したのが，受け取った原稿のファイル名。同じ名前のファイルがあったので，あぶなく原稿を消してしまうところでした。
つぎに原稿を見て困ったことが，文体がそろっていないこと。そこで，(3)一挙に置換することで文体の統一を行いました。そのほかの部分もいくつか手直しをしていたので，(4)確認と修正のために執筆者に戻すことにしました。
こんな編集作業を行ってようやく完成したマニュアルの第2版を，わくわくしながらわたしの部署の先輩の人にみてもらったのです。もちろん，実際のシステムを操作しながら評価してもらったのです。そうしたら，マニュアルには図や表があるとわかりやすいよ，というアドバイスをもらいました。そこで，さっそく執筆者に(5)図や表を作成してもらうことにしました。
図表は，執筆者の方が利用しているお絵かきソフトと(6)表計算ソフトやデータベースソフトで作ってもらいました。
また，ほかの先輩から(7)ぺージ数の多いマニュアルを全国の支店に数部ずつ配付する場合は，紙のマニュアルよりもCD-ROMのほうがよい，ということもアドバイスされました。CD-ROMにすれば，ほかの資料も一緒に配付できるので効率がよいといっていました。
マニュアルをCD-ROM化するなんて初めてなので，久しぶりに学生時代に
戻った気分で勉強しました。勉強の結果，電子的な文書を扱うには，そのための言語があるということがわかったのです。いま，その言語の勉強を始めたばかりです。
CD-ROMのマニュアルが完成したときには，1枚プレゼントしたいのですが会社の機密事項も含まれているからだめなんです。ごめんね。
では，またご連絡します。山田さんもお仕事の状況をご連絡ください。
お元気で。
遠藤裕子
設問1 下線部(1)に関して，見栄えがよくなかったのは，用紙をA4判とすることだけしか決めていなかったことによるものである。他の事項を決めておけば避けられたと考えられるものを解答群の中から選ベ。
解答群
ア 漢字が多いために読みづらい。
イ コピーをし忘れたぺージがある。
ウ 天地が逆になったぺージがある。
エ ページによって行間や1行の字数が一定でない。
オ 変換ミスによる誤字が多い。
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設問2 下線部(2)の遠藤さんの編集作業を楽にするためには，どのような内容のフロッピーディスクを提出してもらえばよいか。解答群の中から適切な形式を選ベ。
解答群
ア 各自のワープロで見やすく編集した形式
イ 行頭をそろえるためのタブは入っていないが，行末をそろえるための改行は入っている形式
ウ 行頭をそろえるためのタブは入っているが，行末をそろえるための改行は入っていない形式
エ 行頭をそろえるためのタブも，行末をそろえるための改行も入っている形式
オ 行頭をそろえるためのタブや，行末をそろえるための改行が入っていない形式
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設問3 下線部(3)では，文体をそろえるために，”ですます調”を”である調”に変換した。置換機能を利用して一挙に置換してから，修正することにした。解答群の中から最も有効なものを選ベ。
解答群
ア ”す”を”ある”に一挙に置換
イ ”である”を”ですます”に一挙に置換
ウ ”である”を”ます”に一挙に置換
エ ”です。”を”ある。”に一挙に置換
オ ”です。”を”である。”に一挙に置換
カ ”ですます”を”である”に一挙に置換
キ ”ます”を”である”に一挙に置換
ク ”ます。”を”である。”に一挙に置換
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設問4 下線部(4)に関して，遠藤さんは次の方法でマニュアルを執筆者に戻し，チェックしてもらうことにした。次の［ ］に入れるべき適切な語句を解答群の中から選ベ。
執筆者にマニュアルをチェックしてもらう際，どのような方法で修正を行えばいいか，先輩に尋ねた。すると，次の三つの点に注意するようにとアドバイスされた。
(1)今まで編集したマニュアルの最終版を，担当部分だけ［a］こと。
(2)執筆者にマニュアルをチェックしてもらっている間，何もしていないわけにいかないから，その間もマニュアルを読んで［b］こと。
(3)執筆者から戻ってきた修正済みマニュアルを，間違いなく次の編集作業に生かすこと。
最終版のマニュアルをフロッピーに入れて執筆者に戻し，それに直接修正をしてもらうと，遠藤さんがわざわざ入力する必要がないので，一見効率がいいように思った。しかし，執筆者に見てもらっている間，自分も再度マニュアルを修正するので，執筆者から戻ってきたマニュアルと［c］マニュアルの修正箇所の比較は，フロッピー上では困難であることに気が付いた。
そこで遠藤さんは，執筆者にマニュアルの修正をお願いする場合は，最終版のマニュアルをプリントアウトし，［d］のが，いちばん間違いが少ない方法と考えた。もちろん，大輻な修正や加筆があった場合は，その部分だけを別途［e］ことにした。
解答群
ア 紙上に赤字で修正してもらう
イ 執筆者に返す
ウ フロッピーで原稿を受け取る
エ 編集を継続している
オ ミスがあれば修正する
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設問5 下線部(5)に関する次の記述中の［ ］に入れるべき適切な語句を，解答群の中から選ベ。
執筆者が作成する図は，編集時に拡大・縮小する可能性がある場合は，［a］系のソフトで作成してもらうとよい。［b］系のソフトで作成した図の場合はデータ量が多くなるので，［c］しないと1枚のフロッピーディスクに保存できない場合がある。
解答群
ア 圧縮 イ 暗号化
ウ 5インチから3.5インチに変換 エ 正規化
オ ドロー カ ペイント キ ハードコピー
ク バックアップ ケ プロテクト
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設問6 下線部(6)に関して，表計算ソフトやデータベースソフトで作成されたデータを変換することにした。図のようなデータを，ほかのソフトで利用する場合は，どのような形式に変換してもらえばよいか。解答群の中から適切なものを選ベ。
松井 101 東京都
松田 201 神奈川県
松山 23 埼玉県
図 データの例
解答群
ア 松井101東京都
松田201神奈川県
松山23埼玉県
イ 松井，101,東京都
松田,201,神奈川県
松山,23,埼玉県
ウ "松井101東京都","松田201神奈川県","松山23埼玉県"
エ "松""井""1""0""1""東""京""都"
"松""田""2""0""1""神""奈""川""県"
"松""山""2""3""埼""玉""県"
オ "松""井""1""0""1""東""京""都""松""田""2"
"0""1""神""奈""川""県""松""山""2""3""埼""玉""県"
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設問7 下線部(7)のように大量に配付する楊合，CD-ROMのマニュアルが紙のマニュアルよりも優れている理由を，解答群の中から二つ選べ。
解答群
ア 音楽を聞きながら仕事ができるから
イ コンピュータの操作時以外でも読むことができるから
ウ 大量配付の場合は1枚当たりの制作費が安いから
エ 何度も修正できて便利であるから
オ 紛失しにくいから
カ 保存するスペースが狭くてもよいから
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