初級シスアド 平成13年度秋期試験 問題(午後問7)
問7 出張に伴う事務処理に関する次の記述を読んで，設問1〜5に答えよ。
A社では，各部主導で身近な業務の改善を行うことになった。営業部では，国内遠隔地への出張が多いので，B君が中心になってその事務処理を見直すことになった。
〔出張に関する主な事務処理〕
A社の営業部では，遠隔地に出張するときに次の手続きを行う。
| (1) | 部員（以下，申請者という）は，出張が決まると図1の出張申請書に所定の事項を記入して部長に申請し，検印を受ける。 |
| (2) | 申請者は，検印済みの出張申請書を総務担当者に渡す。 |
| (3) | 総務担当者は，申請者が出張中に使う概算出張費を仮払金として，経理部に申請する。 |
| (4) | 申請者は，切符を購入してもらうために，時刻表を調べて乗車予定の列車名などのメモを総務担当者に渡す。総務担当者は，旅行会社へ切符を注文し，納入されると申請者に渡す。 |
| (5) | 申請者は，出張から帰った後，図2の出張旅費精算書に所定の事項を記入して部長に申請し，検印を受ける。 |
| (6) | 総務担当者は，検印済みの出張旅費精算書を申請者から受け取ると，必要な経理処理を行い，経理部に送付する。 |
〔出張旅費精算書の記入ルール〕
| (1) | 出張費合計額は，主要交通機関の料金，近距離交通機関の料金，日当，宿泊費の合計である。差引支給額は，出張費合計額から仮払金を差し引いた金額である。 |
| (2) | 日当と宿泊費は，出張を開始した日の役職によって決まり，出張した日数分（宿泊費は，宿泊数分）支給される。 |
B君は，出張に伴う事務処理を改善するために，過去の出張申請書と出張旅費精算書を分析するとともに，改善に当たっての留意事項を本社の担当部署に問い合わせた。分析結果と留意事項をまとめると，次のとおりである。
〔過去の帳票の分析結果〕
| (1) | 出張中に，何らかの理由で期間や主要交通機関を変更しているケースがある。 |
| (2) | 1回の出張で使用する主要交通機関は，最多でも現在の記入欄の数で十分である。 |
| (3) | 1回の出張で使用する近距離交通機関は，数が多くて書ききれないことがある。 |
〔改善に当たっての留意事項〕
| (1) | 現在の帳票のすべての項目があれば，出張申請者と出張旅費精算書のフォーマットは，現行のものと異なってもよい。 |
| (2) | 各帳票を処理後，担当部署へ送付するときは，混乱を避けるために各帳票に不必要な情報を含めてはならない。部長の検印を受けるときも同様とする。 |
| (3) | 出張申請書は事前に，出張旅費精算書は事後に，検印を受けたものが正式書類となる。両帳票とも申請者の印が必要である。 |
A社では，1年後に出張に関する事務処理を含んだトータルなシステムを構築する予定なので，今回は暫定的な方法で対処することにした。
B君は，暫定策として表計算ソフトを使うことにし，1回の出張で使用する出張申請書と出張旅費精算書を一つのワークシート上に作成することにした。ただし，暫定策なので，ほかのシステムやデータベースとの連動や，ほかのソフトウェアパッケージの組込み，複雑な例外処理などは考慮しないことにした。
このワークシートは，営業部のファイルサーバに格納し，各部員が利用できるようにする。また，各種分析や再利用ができるように，各部員が出張したときのワークシートも，同じサーバの別フォルダに保存する。
設問1 B君の暫定策で改善できるものを，解答群の中から二つ選べ。
解答群
| ア | 同じ出張先などに出張する場合，前回使用した帳票の内容を再利用し，変更項目だけを書き換えることで帳票の作成作業を軽減する。 |
| イ | 出張先の都市名を入力すると，最新の時刻表から主要交通機関（列車名と区間など）の候補を提示し，申請者がそれを選択すると料金を自動的に計算する。 |
| ウ | 出張旅費精算書の項目には単純に計算できるものが多いので，必要最低限の入力だけを行うようにして，各種の計算を自動化する。 |
| エ | 書類は一定のルールに従って，関係者間を何回か行き来している。書類の流れを電子化し，前工程の完了時に次工程の人に処理を促すことで，事務のスピードアップを図る。 |
設問1の正解例へ
設問2 B君は，出張申請書と出張旅費精算書を一つのワークシート上に配置するときの方針を整理した。
その方針に関する次の記述中の[ ]に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
| (1) | 入力内容などに誤りがあった場合に[ a ]を表示するためのセルや，処理を選択するためのセルなどは，申請者の注意を促すためにワークシートの先頭部分に配置する。 |
| (2) | 申請者が最初に作成するのは[ b ]なので，ワークシート上の(1)の内容の下に[ b ]を配置し，もう一方の帳票はその下に配置する。 |
| (3) | 日当や宿泊費などの単価を求めるための[ c ]用のセルや作業領域用のセルが必要な場合，申請者は見なくてもよいので，両方の帳票の下に配置する。 |
解答群
| ア エラーメッセージ | イ 希望列車などのメモ | ウ グラフ表示 |
| エ 出張申請書 | オ 出張旅費精算書 | カ テーブル |
設問2の正解例へ
設問3 B君は，二つの帳票を同一ワークシート上に配置したが，利用するタイミングが異なるので，申請者が印刷するために工夫が必要であると考えた。
次の三つの印刷処理案に関する記述中の[ ]に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
| (1) | 二つの帳票を毎回1枚の用紙に印刷する単純な方法がある。この場合，部長へ申請するときには，[ d ]必要がある。 |
| (2) | 各帳票を印刷する際に，印刷するセルの範囲を指定する方法がある。この場合，各帳票を印刷するたびに，申請者が正しく範囲を指定する必要がある。 |
| (3) | マクロを使って各帳票を印刷する処理を選ぶ方法がある。この場合，[ e ]必要がある。 |
今回の暫定策では，申請者の作業回数が最も少なく，間違える可能性が最も少ない[ f ]案を採用することにする。
d，eに関する解答群
| ア 計算式も印刷する | イ 事前に定義しておく |
| ウ 縮小して印刷する | エ 不要な部分を切り取る |
fに関する解答群
ア (1) イ (2) ウ (3)
設問3の正解例へ
設問4 B君は，ワークシート上で各帳票のフォーマットを設計するために，各項目の配置を考えた。
出張申請書の各項目の配置に関する次の記述中の[ ]に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
| (1) | 帳票名称や，共通部（検印，申請日，申請者の所属部課，役職，社員コード，氏名，出張先），目的は，帳票の上部にまとめて配置することにした。 |
| (2) | 出張申請書の主要交通機関の欄に列車名や区間などを指定すれば，部長の検印後すぐに[ g ]に切符を購入してもらえると考えた。そこで，出張旅費精算書の主要交通機関と同様に，列車名や区間などを同じ行に配置することにした。その結果，列車名や区間などの明細部分は[ h ]行あれば十分なので，この部分は共通部の下の左側に配置することにした。 |
| (3) | 期間は，開始日と終了日からなる。この部分は，主要交通機関の右側の上部に配置することにした。 |
| (4) | 残った[ i ]と備考は，主要交通機関の右側の余った部分に配置することにした。 |
gに関する解答群
ア 申請者 イ 総務担当者 ウ 部長 エ 旅行会社
hに関する解答群
ア 2 イ 4 ウ 5 エ 6
iに関する解答群
| ア 概算出張費（仮払金） | イ 近距離交通機関 |
| ウ 差引支給額 | エ 日当と宿泊費 |
設問4の正解例へ
設問5 申請日，申請者の所属部課，役職，社員コード，氏名，出張先，期間，主要交通機関の列車名と区間，仮払金は，双方の帳票に共通する項目である。入力項目数を減らし，誤入力を防ぐために，
・出張申請書と同じ内容の項目は，出張旅費精算書では値を参照する
・主張旅費精算書で書き換えてはならない項目は，セルを保護する
ことにして，表に整理した。ここで，表の項目はすべて記入済みであるが，網掛けの部分は表示していない。表中の[ ]に入れる適切な字句の組合せを，解答群の中から選べ。
設問5の正解例へ
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