初級シスアド 平成17年度秋期試験 問題(午後問5)
問5 交通費精算システムに関する次の記述を読んで，設問1〜3に答えよ。
広告代理店のA社では，申請者が起こした伝票を経理部に回付することで，交通費精算の業務が行われている。このたび，交通費精算の業務を効率よく行うために，交通費精算のパッケージソフトウェア（以下，精算システムという）を導入することになった。
〔交通費精算の特徴〕
A社の交通費精算の特徴は，次のとおりである。
| (1) | 営業部員が外出する際の交通費精算が中心である。 |
| (2) | 営業部員の外出目的の多くが，担当している顧客への訪問なので，同じ経路の交通費精算が多い。 |
| (3) | タクシーを利用した場合には，交通費精算時に領収書を添付する必要がある。 |
| (4) | 案件別に立ち上げられたプロジェクトごとに経費が管理されているので，顧客への訪問にかかわる交通費は，それぞれのプロジェクトの経費として計上される。 |
| (5) | 同じ日に，異なるプロジェクトの顧客を複数訪問することが多い。 |
設問1 精算システムを導入する前の交通費精算の流れに関する次の記述中の［ ］に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
〔精算システムを導入する前の交通費精算の流れ〕
図1に，精算システムを導入する前の交通費精算の流れを示す。
| (1) |
申請 申請者が，伝票に，申請者名，社員番号，利用日，経費科目，利用事由，金額及び経費計上プロジェクトを記入し，合計金額を算出して押印した後に，事務担当者に回付する。領収書が必要な場合には，伝票に添付する。 | |
| (2) |
申請の内容の精査 事務担当者が，申請の内容を精査する。誤りがなかった場合には，伝票を［ c ］に回付する。誤りがあった場合には，伝票を［ d ］に差し戻す。事務担当者が精査する項目は，図2のとおりである。
| |
| (3) |
申請の承認 承認者が，申請の内容を確認する。内容が適切であった場合には，［ b ］して，伝票を再度事務担当者に回付する。内容が適切でなかった場合には，［ a ］して，伝票を［ d ］に差し戻す。 | |
| (4) |
申請の内容の修正 申請者が，差し戻された伝票の内容の修正を行って，再度事務担当者に回付する。 | |
| (5) |
伝票番号の採番 事務担当者が，承認者から回付された，当日分の承認済の伝票を取りまとめて伝票番号を採番し，経理部に回付する。 | |
| (6) |
支払の処理 経理部が，各部から回付されてきた承認済の伝票について，支払の処理を行う。 |
a，bに関する解答群
ア 承認 イ 申請 ウ 精査 エ 否認
c，dに関する解答群
ア 経理部 イ 事務担当者 ウ 承認者 エ 申請者
設問1の正解例と解説へ
設問2 精算システムを導入した後の交通費精算の流れに関する次の記述中の［ ］に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。
精算システムを導入した後の交通費精算の流れは，次のようになる。
なお，事務担当者による精査は，精算システムの導入を機に廃止することにした。従来，事務担当者が精査していた項目のうち，精算システムで設定や確定ができるものは精算システムで処理することにし，できないものは承認者が確認することにした。
| (1) | 精算システムの利用者が，社員番号とパスワードを用いてログインする。 |
| (2) | 申請者が，交通費精算の画面で利用日，経費計上プロジェクト及び利用明細の情報を入力して，申請を行う。領収書は，別途回付する。同じ申請者が，同じ利用日について複数回の申請を行うことはできないが，1回の申請について複数の利用明細を登録することができる。利用明細には，利用事由と金額の項目がある。 |
| (3) | 精算システムが，既に同じ利用日の申請が行われていないかどうかのチェックを行った後，合計金額の算出，経費科目の設定及び伝票番号の採番を行って，申請を受け付ける。 |
| (4) | 精算システムが，申請が行われた旨を，承認者に通知する。 |
| (5) | 承認者が，申請の内容を確認して，承認するか否認するかを決定する。確認する項目には，図2中の〔1〕〜〔5〕のうち，［ e ］と［ f ］を含めることにする。 |
| (6) | 精算システムは，承認者が承認した場合には，承認された申請の内容を確定し，修正できないようにする。承認者が否認した場合には，申請が差し戻された旨を，申請者に通知する。 |
| (7) | 申請が差し戻された旨の通知を受け取った申請者は，申請の内容の修正を行う。 |
| (8) | 経理部が，定期的に承認済の申請を確認して，支払の処理を行う。 |
解答群
ア 〔1〕 イ 〔2〕 ウ 〔3〕 エ 〔4〕 オ 〔5〕
設問2の正解例と解説へ
設問3 精算システムのオプション機能に関する次の記述中の［ ］に入れる適切な字句を，解答群の中から選べ。解答は，重複して選んでもよい。
精算システムには，表1に示すようなオプション機能を導入できる。A社では，オプション機能を導入するための予算が限られているので，必ず導入する必要のあるオプション機能と，導入することで多くの工数を削減できるオプション機能に限定して検討することにした。
| オプション機能 | オプション機能の説明 |
| 機能1 | 領収書などの帳票を画像として読み込んで，申請のときに添付することができる。 |
| 機能2 | 過去に行われた申請の内容を参照して，新たな申請の利用明細の部分に，その内容を複写することができる。 |
| 機能3 | 電車などの公共交通機関の区間を指定することで，料金を算出することができる。 |
| 機能4 | 利用明細ごとに，異なる経費計上先を登録することができる。 |
A社の交通費精算の特徴から，必ず導入する必要のあるオプション機能は，機能［ g ］である。その理由は，［ h ］ということと，［ i ］ということである。
次に，機能［ g ］以外のオプション機能を導入したときの効果を調べるために，領収書ありと領収書なし，同じ経路と新規の経路の組合せで，A〜Dの四つのケースに分けて表2〜4を作成し，オプション機能を導入したときの交通費精算の工数を試算することにした。
| 同じ経路 | 新規の経路 | |||
| 領収書あり | ケースA | 8％ | ケースC | 2％ |
| 領収書なし | ケースB | 80％ | ケースD | 10％ |
| 作業者 | 作業項目 | 工数（分） |
| 申請者 | 共通事項の記入 | 1 |
| 料金の確認 | 5 | |
| 利用明細の記入（1明細当たり） | 1 | |
| 領収書の処理 | 5 | |
| 承認者 | 申請の内容の確認（領収書あり） | 5 |
| 申請の内容の確認（領収書なし） | 1 | |
| 領収書の処理 | 5 | |
| 承認の操作 | 1 |
| 導入する オプション機能 |
ケース | 申請者 | 承認者 | 合計 | |||||
| 共通 事項の 記入 |
料金の 確認 |
利用 明細の 記入 |
領収書 の処理 |
申請の 内容の 確認 |
領収書 の処理 |
承認の 操作 |
|||
| 導入する前 | ケースA | 1 | 0 | 5 | 5 | 5 | 5 | 1 | 22 |
| ケースB | 1 | 0 | 5 | 0 | 1 | 0 | 1 | 8 | |
| ケースC | 1 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 1 | 27 | |
| ケースD | 1 | 5 | 5 | 0 | 1 | 0 | 1 | 13 | |
| 機能［ j ］ | ケースA | 1 | 0 | 0 | 5 | 5 | 5 | 1 | 17 |
| ケースB | 1 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 3 | |
| 機能［ k ］ | ケースA | 1 | 0 | 5 | 0 | 5 | 0 | 1 | 12 |
| ケースC | 1 | 5 | 5 | 0 | 5 | 0 | 1 | 17 | |
| 機能［ l ］ | ケースC | 1 | 0 | 5 | 5 | 5 | 5 | 1 | 22 |
| ケースD | 1 | 0 | 5 | 0 | 1 | 0 | 1 | 8 | |
オプション機能を利用する工数は，無視できるものとする。
1回の申請当たりの利用明細の数は，平均して5とする。
試算の結果から，最も多くの工数の削減が期待できるオプション機能は，機能［ m ］となる。
g，j〜mに関する解答群
ア 1 イ 2 ウ 3 エ 4
h，iに関する解答群
| ア | 営業部員が外出する際の交通費精算が中心である |
| イ | 同じ経路の交通費精算が多い |
| ウ | 同じ日に，異なるプロジェクトの顧客を複数訪問することが多い |
| エ | 顧客への訪問にかかわる交通費は，それぞれのプロジェクトの経費として計上される |
| オ | タクシーを利用した場合には，交通費精算時に領収書を添付する必要がある |
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